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秘书基础培训新人办公手册-设备篇

 版权申诉  ppt " "新人办公手册-设备篇" "课程编码:SN-XYG-012" " 版本号:V2.0 日期:2007年12月" "课程目标" "了解电脑、电话等办公设备如何申领 了解办公设备在使用过程中的注意事项 掌握电脑、电话、传真机、打印机、复印机的使用方法 " "课程大纲" "办公用品的申请和领用" "电话的使用规范" "电脑的使用规范" "传真机的使用规范" " 打印机和复印机的使用" "办公用品的申请和领用" " 座位:是由所在部 门统一安排" "" " 上网:(外部网络)需要 向信息部门提出申请" "办公用品的申请和领用" "电脑:由员工本人在 OA上提交报 告,待领导审批完以后即可领用;" "电话: 用同事的电话拔叫信息部,申请 新电话号码, 若有闲置电话,则 向同事询问号码,并告诉总机该 号码 的机主姓名,以后找你的人 即可拔叫该号码;" " 传真和打印:工作人员可以根据实际工作在部门内进行操作。 复印:总部和各大区、子公司都设有复印机,工作人员可自带 纸张前去复印。" "课程大纲" "办公用品的申请和领用" "电话的使用规范" "电脑的使用规范" "传真机的使用规范" " 打印机和复印机的使用" "电话使用规范" " 呼出:公司内部联络直接拨打分机号;如拨打外部电话,在总部拨“9”可以打外线;拨 “9”+“17909” +“区号”可打长途 呼入:外部打入公司拨公司总机号码,如拨打集团总部,直接拨 84418888,如拨打各大区,则拨大区相应的总机号,听 到提示音后转分机号; 查询:拨“0” " "电话使用规范" "如何转接、转出、锁定、解锁电话号码" "" "电话使用规范" "如何接打电话 — 使用电话应语言简明,声音尽量调低; — 接电话应面带微笑,语言亲切,接电话让对方等候超过一分钟要主动道歉;接电话时如果是外线,第一声应该说:您好,苏宁,如果是内线应该说:您好,**部门; — 电话铃响三声必须接听并使用敬语,同办公室人员代接时注意礼貌用语并记录、转告有关信息; — 通话完毕等待对方收线后方可挂机。" "电话使用规范" "注意事项 — 员工之间联系应先使用内部固定电话分机,在无人接听或情况紧急时可拨打局域网手机,最后再拨打对方手机。 — 电话的迁移需经部门负责人同意,电话发生故障时,应及时向信息部门报修,任何人不得私自修理。        " " 超长通话,对经查实纯属私话者,将视情节轻重对责任人给予10倍话费的罚款。" "课程大纲" "办公用品的申请和领用" "电话的使用规范" "电脑的使用规范" "传真机的使用规范" " 打印机和复印机的使用" "电脑使用规范" "电脑的设置与使用 — 电脑都应设置开机密码、屏幕保护密码; — 电脑相关信息设置、软件安装及电脑故障都应及时与信息部联系; 病毒防范 — 安装病毒专杀软件 — 共享文件只允许设置“只读”共享,严禁长时间共享文件 信息保密 — 电脑内重要文件设置密码,人员离开时,须关闭打开的文件 — 禁止未经允许将电脑借给他人,屏保程序必须设置密码" "电脑使用规范" "电脑网络的使用 — 员工使用公司内部网络进行日常办公和联系,若需要使用外部网络资源的部门和人员,需根据实际情况进行申请,不私自将公司内部网络帐户、上网帐户借给他人使用; — 不利用网络资源从事与工作无关的内容,禁止浏览下载与工作无关的各类软件及网站等,并使用聊天软件进行网络聊天; " "公司的网络资源只能 应用于工作,请不要 在公司网上做与工作 无关的任何活动。" "电脑使用规范" " 电脑使用须关闭并上盖电脑布 严禁私自增加和删除系统文件 禁止私自带个人电脑进入办公场所 禁止私自安装光驱、音像等设备 禁止私自插优盘、移动硬盘等" "注意事项" "课程大纲" "办公用品的申请和领用" "电话的使用规范" "电脑的使用规范" "传真机的使用规范" " 打印机和复印机的使用" "传真机使用规范" "如何发传真 如何收传真" "传真机使用规范" "如何换传真纸 — 在箭头下方,设置记录纸 — 关闭上盖并按下“开始”键 — 撕下多余的记录纸 温馨小提示 — 收、发传真后要及时与对方进行确认,以保证工作的有效开展; — 传真纸为热敏纸不易保存,若是重要文件必须及时进行复印以便保存。" "课程大纲" "办公用品的申请和领用" "电话的使用规范" "电脑的使用规范" "传真机的使用规范" " 打印机和复印机的使用" "打印机" "使用原则 — 需打印的文件应调整好格式以后再打印,以免造成浪费; — 应尽量节约打印纸张和墨盒,若非重要文件可重复利用旧纸张进行打印或双面打印; — 若文件需打印相同内容,应考虑使用复印的方式; — 打印后的文件若不需要进行存档,则应及时处理,若为涉及到保密的资料,则需进行销毁; — 若打印机故障,应及时联系信息部门解决。 " "复印机" "使用原则 — 复印机为贵重设备,使用时应轻拿轻放; — 复印完后,一定要取走你的文件,以免丢失; — 注意复印室卫生,禁止乱仍订书针、纸屑等; — 若复印机出现卡纸等机械故障,应及时找专业人员解决。 " "思考" " 回 顾 你会正确、规范地使用办公设备了吗?








































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